Toutes les procédures sont rédigées, réalisées et conservées sur un Drive dédié exclusivement à la Qualité. Des sauvegardes régulières sur le réseau informatique de l’Office de Tourisme sont effectuées.
Ces procédures sont répertoriées sur un Index des documents qualité disponible sur l'outil de communication interne (Cahier de liaison). On y distingue une organisation en pôles et une différenciation entre Fiches d’instruction, Modes opératoires, Modèles.
Les créations et/ou modifications de procédures sont proposées par tout membre de l'équipe qui en ressent l'intérêt. Les modifications proposées sont approuvées par le Responsable du pôle concerné ou par le Responsable de BIT.
Lors des créations ou modifications de procédures, celles-ci sont communiquées prioritairement via le Cahier de Liaison, ou par les Responsables de Pôles à leur équipe ou, si besoin, à l'équipe entière. Les Référents qualité des Bureaux d’information touristiques s'assurent de la mise à disposition des équipes locales, et sont en charge de l’application locale des procédures et de l’accompagnement de leurs équipes.
Les dossiers de suivi (incluant les dossiers de réclamations), les bilans qualité et leurs sources sont répertoriés dans le réseau informatique interne de l’Office de Tourisme.
